Back Forward All Topics Back Forward All Topics

Zobrazovanie času, ktorý majú ľudia k dispozícii na schôdzky

Pri plánovaní schôdzky si môžete vizuálne skontrolovať kedy budú mať pozvaní účastníci čas.

Informácie o úlohe

Dostupnosť osôb pozvaných na schôdzku závisí od rozvrhu ich voľného času a položiek v ich kalendári. S widgetom dynamického plánovača môžete jednoduchým presúvaním pomocou myši vybrať čas schôdzky, ktorý vyhovuje časovému rozvrhu jej účastníkov. Časy, ktoré vyhovujú všetkých účastníkom schôdzky sú zobrazené podľa dátumu na paneli Recommended times v plánovači a podľa značiek začiarknutia nad stĺpcami v časovej mriežke.

Dynamický plánovač vám tiež umožňuje naplánovať si schôdzku vo svojej schránke prijatých správ počas čítania e-mailu. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný dokument a kliknite na Find available time, čím otvoríte nový plánovač. Vyberte čas schôdzky a kliknite na Create meeting, čím naplánujete udalosť.

Procedúra

  1. Pri plánovaní ohlásenia schôdzky alebo udalosti pridajte pozvaných a rezervujte miestnosti a ďalšie prostriedky.
  2. Kliknite na Find Available Time vedľa polí schôdzky Starts a Ends.
  3. Čas schôdzky vyberiete nasledovne:
    • Vyberte čas na paneli Recommended times, alebo
    • Kliknite na časovú lištu a potiahnite ju na vyžadovaný časový úsek. Ak je časová lišta zelená, všetci pozvaní budú počas zvýrazneného času k dispozícii. Ak je časová lišta ružová, len niektorí pozvaní budú počas zvýrazneného času k dispozícii. Ak je časová lišta šedá, nie sú k dispozícii žiadne informácie o "voľnom čase" pre nikoho. Lištu ťahania môžete pustiť aj na ohraničenie dňa, čím sa časová mriežka automaticky rozvinie do 24-hodinového režimu.
      Poznámka: Pozvaní, ktorých voľný čas nie je k dispozícii alebo je obmedzený, sa počas vypočítavania toho, kto môže prísť na plánovanú schôdzku, považujú za dostupných.
      Poznámka: Predvolený časový rámec pre odporúčané časy schôdzok sú štyri dni. Ak časy schôdzok zobrazené v paneli Recommended Times nevyhovujú vašej schôdzke, kliknite na položku Show More v paneli Recommended times, čím zobrazíte možné časy schôdzok počas následných troch dní. Týmto sa taktiež zavedú ďalšie tri dni do vášho zobrazenia kalendára.
    Ak nájdete čas, ktorý vyhovuje všetkým pozvaným okrem vás, môžete zobraziť podrobnosti o kolidujúcej udalosti umiestnením kurzora nad túto udalosť v zobrazení kalendára. Na základe týchto informácií sa potom môžete rozhodnúť, či chcete naplánovať aktuálnu schôdzku a zmeniť čas kolidujúcej udalosti. Táto možnosť je dostupná iba pre predsedajúcich a tých manažérov, ktorí môžu zobraziť časy, kedy sú ich zamestnanci zaneprázdnení. Vybratý voľný čas sa zobrazí v dialógovom okne pred panelom Recommended times.
  4. Kliknite na OK, čím uložíte vybraný čas na pozvanie.

Ako ďalej

Zmeny v zozname pozvaných môžete vykonať vo widgete plánovača: