Back Forward All Topics Back Forward All Topics

Plánovanie schôdzky a posielanie pozvánok

Pri plánovaní schôdzok môžete kontrolovať rozvrhy pozvaných, rezervovať miestnosti a prostriedky, nastaviť online schôdzky a sledovať odpovede pozvaných.

Procedúra

  1. Vo svojom kalendári kliknite na New. V prípade potreby vyberte v poli What hodnotu Meeting.
  2. Pre Subject zadajte do poľa krátky popis schôdzky.
    Poznámka: Ak chcete priradiť schôdzku do kategórie, kliknite na Category a vyberte jednu alebo viaceré kategórie. Ak chcete pridať kategóriu, napíšte jej názov a kliknite na tlačidlo Add.
  3. Pre Required zadajte svojich hlavných pozvaných tak, že zadáte jednu alebo viaceré e-mailové adresy a názvy skupín.
    Poznámka: Ak chcete pridať pozvaných hľadaním mien v kontaktoch, v adresári Domino na vašom poštovom serveri alebo adresárovom katalógu, kliknite na Required, vyberte adresár, v ktorom sa má hľadať, zadajte meno, ktoré hľadáte, kliknite na Search, vyberte meno z výsledkov vyhľadávania a kliknite na Required:>>.
    Poznámka: Ak chcete pridať voliteľných pozvaných, kliknite na Optional. Ak chcete ostatným oznámiť, že sa bude konať schôdzka, kliknite na FYI. Ak chcete následne pridať voliteľných alebo FYI pozvaných, potupujte podľa predchádzajúcich pokynov pre zadávanie alebo vyhľadávanie mien pozvaných.
  4. Zadať dátum, čas začiatku a čas ukončenia.
    Poznámka: Ak chcete skontrolovať voľný čas pozvaných, kliknite na Find Available Time. Túto voľbu použite na výber z odporúčaných časov pre schôdzku alebo vyhľadajte čas, kedy budú mať všetci vyžadovaní pozvaní alebo všetci pozvaní voľný čas na schôdzku.
    Poznámka: Ak chcete pre čas začiatku a/alebo pre čas ukončenia vybrať alternatívne časové pásmo, kliknite na Show Time Zones.
  5. Voliteľný: Vykonajte ľubovoľnú z nasledujúcich možností:
    • Ak chcete schôdzku zopakovať, kliknite na Repeats a zadajte nastavenia opakovania, ako napríklad frekvencia a trvania.
    • Napíšte miesto konania schôdzky.
    • Ak si chcete rezervovať miestnosť alebo prostriedok (a rezervácie budú uskutočnené pre vašu organizáciu), kliknite na Rooms alebo Resources.
    • ak chcete informácie o konferenčnom hovore pridať do poľa Location alebo do tela pozvánky na schôdzku, kliknite na Call-in Number. Ak sa majú následne informácie o telefonickom pripojení zobraziť len v tele pozvánky na schôdzku, zrušte výber voľby Include conference call information in the Location.
      Poznámka: Voľby Call-in Number sa zobrazí len vtedy, ak budú informácie o konferenčnom hovore zadané vo vašich preferenciách schôdzky v kalendári.
    • Ak chcete informácie o online schôdzke pridať do pozvánky na schôdzku, kliknite na Online Meeting a v prípade potreby vyberte službu k schôdzke, ktorú používa vaša organizácia a zadajte podrobnosti o svojej online schôdzke pre službu.
    • Ak chcete pre schôdzku nastaviť poplach, vyberte Remind me a vyberte čas poplachu.
    • Ak chcete od každého pozvaného, ktorý odpovedal, dostať upozornenie, vyberte Request response.
      Tip: Ak pozvánku na schôdzku posielate veľmi veľkému počtu pozvaných, pouvažujte o zrušení výberu voľby Request response. Zrušenie výberu urobí z pozvánky na schôdzku vysielanú pozvánku a pozvaní budú mať namiesto odpovedania možnosť pridať alebo nepridať si túto schôdzku do svojich kalendárov.
      Tip: Ak vás znepokojuje objem upozornení na odpovede vo vašej schránke prijatých správ aj pri menšom počte pozvaných, pozrite si preferenciu zobrazenia kalendára Types of meeting notices to be shown in your Inbox a vyberte voľbu All except responses. Následne môžete odpovede pozvaných sledovať v položke vašej schôdzky prostredníctvom Owner Actions > View Invitee Status bez zobrazovania upozornení na odpoveď vo vašej schránke prijatých správ.
    • Ak chcete položku schôdzky v pozvánke pridať do svojho kalendára, ale ponechať si vo svojom rozvrhu voľného času otvorený časový úsek, v poli Show as vyberte hodnotu Available.
    • Ak chcete zamedziť ľuďom, ktorí majú prístup do vášho kalendára, aby si položku schôdzky prečítali, vyberte Mark private. Ľudia s prístupom pre spravovanie vášho kalendára uvidia časy, nie však obsah súkromných položiek.
    • Do tela pozvánky na schôdzku zadajte ľubovoľné informácie o schôdzke, ako napríklad agenda.
    • Ak chcete k pozvánke na schôdzku pridať súbory ako sú prezentácie, kliknite na hlavičku Attachments, kliknite na ikonu Select files za hlavičkou a prehľadávaním vyberte jeden alebo viac súborov, ktoré sa majú pripojiť.
    • Ak chcete určiť akékoľvek štandardné voľby doručenia pošty, kliknite na Delivery Options.
  6. Kliknite na jednu z nasledujúcich volieb:
    • Save and Send Invitations, ak chcete odoslať pozvánku a pridať položku schôdzky pre pozvánku do svojho kalendára.
    • Save as Draft, ak chcete svoju prácu na pozvánke uložiť, aby ste ju mohli neskôr aktualizovať a odoslať.